CERTIFICADOS DE EXCLUSIVIDAD EN H2020

Una de las simplificaciones introducidas en Horizonte 2020 es la posibilidad de justificar el tiempo del personal dedicado al proyecto mediante certificados de exclusividad. Esta opción está pensada para personas que dedican la totalidad de su jornada laboral a un proyecto concreto durante, al menos, un mes del calendario completo. La principal ventaja de este sistema es que no es necesario completar partes de horas (timesheets) mensuales.

Sin embargo, desde la versión del Annotated Model Grant Agreement 4.0 de 21 de abril de 2017, se incluye una matización en el texto que no se hacía en las versiones anteriores y que consideramos de especial relevancia:

“If the declaration covers months in which the person was absent for more than half of the working days those months can NOT be taken into account to calculate the hours worked in the action (— unless the absence is linked to annual leave AND the duration does not exceed the pro-rata of annual leave entitlements corresponding to the period covered by the declaration).”

Del párrafo anteriormente citado podemos extraer las siguientes conclusiones:

1.- El beneficiario deberá analizar, para cada mes cubierto por el certificado de exclusividad, si la suma de ausencias (bajas + vacaciones + otras ausencias/permisos) superan la mitad de los días productivos de ese mes.

Pueden producirse las siguientes situaciones:

a.) Si las ausencias no superan la mitad de los días productivos del mes, el beneficiario podrá justificar la totalidad del coste de personal de ese mes.

 

b.) Si las ausencias superan la mitad de los días productivos del mes, se realizará la comprobación establecida en el punto 2.

 

2.- Analizar si los días de vacaciones disfrutados en el periodo cubierto por el certificado de exclusividad son menores o iguales que los devengados en dicho periodo.

a.) Si los días de vacaciones disfrutados son menores o iguales a los devengados para dicho periodo, esas ausencias no se tendrán en cuenta en el cálculo de ninguno de los meses, es decir, únicamente se tendrán en cuenta las ausencias por bajas.

 

b.) Si las vacaciones disfrutadas son superiores a las devengadas, esas vacaciones se incluirán dentro de los días de ausencias.

 

Vamos a plantear un ejemplo para intentar aclarar estos conceptos:

 

Un trabajador tiene certificado de exclusividad que cubre del 1 de julio de 2018 al 31 de diciembre de 2018. Suponemos, por simplicidad, que todos los meses tienen 22 días laborables y las vacaciones anuales son 24 días laborables.

 

Escenario1: Ha tenido los siguientes días de baja y vacaciones:

 

Julio

Agosto

Septiembre

Total

Bajas

10

10

0

20

Vacaciones

3

12

1

16

Total ausencias

13

22

1

36

 

1.- El primer paso consistiría en analizar en qué meses las ausencias son superiores a la mitad de los días laborables (11 días). Esa condición se cumple en julio y en agosto.

 

2.- Antes de decidir si esos meses deben ser totalmente eliminados, vamos a ver si las vacaciones disfrutadas en el periodo del certificado de exclusividad son iguales o inferiores a las devengadas. Por los 6 meses que cubre el certificado de exclusividad le corresponderían 12 días de vacaciones (días devengados) y ha disfrutado de 16 días, por tanto, no podríamos cargar el coste de personal de ambos meses.

 

Escenario 2: Ha tenido los siguientes días de baja y vacaciones:

 

Julio

Agosto

Septiembre

Total

Bajas

10

10

0

20

Vacaciones

3

4

1

8

Total ausencias

13

14

1

28

 

1.- Al igual que en el caso anterior, el primer paso consistiría en analizar en qué meses las ausencias son superiores a la mitad de los días laborables. Esa condición se cumple en los meses de julio y agosto.

 

2.- A continuación, analizamos si las vacaciones disfrutadas en el periodo del certificado de exclusividad son iguales o inferiores a las devengadas en dicho periodo. Por los 6 meses que cubre el certificado de exclusividad le corresponderían 12 días de vacaciones y ha disfrutado únicamente de 8, por lo que deberíamos realizar el análisis de las ausencias sin tener en cuenta las vacaciones disfrutadas:

 

 

 

Julio

Agosto

Septiembre

Total

Bajas

10

10

0

20

Vacaciones

 

 

 

 

Total ausencias

10

10

0

20

 

Como las ausencias de ninguno de los meses supera la mitad de los días productivos del mes correspondiente, se podría justificar el gasto de personal de todos los meses del certificado de exclusividad (de julio a diciembre).

Conclusiones:

  • La utilización del Certificado de exclusividad requiere que el beneficiario disponga de documentos que acrediten cuándo ha disfrutado de las vacaciones u otro tipo de ausencias (bajas, permisos, etc.) el personal involucrado en el proyecto.
  • La forma en que se distribuyen las vacaciones y las otras ausencias afectan de manera muy significativa para determinar el coste de cuántos meses puede justificarse en el proyecto.

 

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