TS, VIAJES, EQUIPOS DE PROYECTOS H2020 afectados por el COVID19

Las medidas adoptadas por los distintos gobiernos a causa de la aparición de la pandemia COVID-19 han modificado la forma de vida y de trabajo de prácticamente toda la población. Algunos de estos cambios tienen una repercusión directa en el desarrollo y justificación de los proyectos del Programa Horizonte 2020 de la Comisión Europea que están siendo ejecutados en la actualidad.

 

Desde CET Auditores, queremos ayudaros en la justificación de vuestros proyectos y por ese motivo, hemos recopilado una serie de casos que, en nuestra opinión, es necesario considerar para que podáis afrontar con las mayores garantías una posible auditoría por parte de la Comisión Europea.

 

  1. Gastos de Viajes:

Marco general: Como consecuencia de las cancelaciones de reuniones y eventos y de las limitaciones a la movilidad establecidas por los gobiernos, puede ocurrir que el beneficiario haya incurrido en gastos de viaje relacionados con el proyecto que finalmente no pueden llevarse a cabo.

Aceptación: La Comisión Europea aceptará los gastos de los viajes no realizados siempre y cuando el beneficiario haya informado de la imposibilidad de realizar el viaje al Project Officer, haya obtenido su aceptación para cargar los gastos en el proyecto y pueda acreditar que ha realizado todas las gestiones posibles para obtener el rembolso de los gastos incurridos. Lógicamente, únicamente se podrán cargar al proyecto aquellos gastos cuya devolución no haya sido posible obtener.  

Buenas prácticas: El beneficiario debe asegurarse de:

  • poder acreditar el vínculo del viaje no realizado con el proyecto;
  • poder demostrar que el viaje iba a ser realizado de acuerdo con la política de viajes establecida y cumplía con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 6 del Grant Agreement;
  • realizar las gestiones necesarias para la obtención del reembolso de los gastos incurridos por el viaje no realizado guardando prueba[1] de ello;
  • obtener confirmación por escrito del Project Officer par la inclusión del gasto no reembolsado en el proyecto;

 

  1. Partes de horas – Timesheets:

Marco general: La Comisión Europea establece que, al menos mensualmente, cada investigador debe rellenar un registro de tiempo con las horas dedicadas al proyecto. Estos partes horarios deben ser firmados por un supervisor, como indicación de aceptación, también con una periodicidad mensual.

En muchos casos, debido a las limitaciones a la movilidad existentes para minimizar el número de contagios, no es posible la realización de este procedimiento.  

 

Aceptación: La Comisión Europea aceptará las siguientes actuaciones:

  1. Cada investigador puede enviar por medios electrónicos su registro de tiempos (timesheet) o una foto del mismo y el supervisor le dará su aprobación por correo electrónico.
  2. Firma de los partes de horas (timesheets) correspondientes a los meses de restricción a la movilidad, en el momento en que finalice el confinamiento.

 

Buenas prácticas:

En caso de aplicar la opción a) son muy relevantes las fechas en las que se producen ambas comunicaciones ya que para cumplir la normativa del Programa Horizonte 2020 la cumplimentación y la aprobación deben ser, como mínimo mensuales. Dichas comunicaciones deberán guardarse como justificación documental del proyecto.

Si se opta por la opción b) es recomendable guardar la documentación oficial en la que se indica el periodo de restricción de la movilidad establecido.

En ambos casos, será recomendable, que los investigadores conserven documentos que permitan acreditar las explicaciones sobre el COVID-19 incluidas en su informe científico. Por ejemplo, correos electrónicos intercambiados durante el periodo de teletrabajo y cualquier otro documento físico o electrónico que pueda acreditar el trabajo realizado por el beneficiario.

 

 

 

  1. Compra de equipos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto:

Marco general: La normativa reguladora del Programa Horizonte 2020 permite cargar al proyecto la amortización de los equipos utilizados en la proporción en que los mismos sean empleados para el proyecto.

¿Qué sucede si se compra un equipo para ser utilizado exclusivamente en un proyecto y no puede ser utilizado durante el periodo de confinamiento?

Aceptación: En aquellos casos en los que se pueda justificar que el equipo no ha sido utilizado por motivos de la pandemia, el beneficiario podrá declarar la totalidad del gasto de amortización de ese periodo.

Buenas prácticas: El beneficiario debe documentar de manera fehaciente que la compra del equipo exclusivamente para el proyecto era necesaria y que no ha podido ser utilizado como consecuencia de la irrupción de la pandemia COVID-19.

[1] La justificación de la realización de las gestiones de reembolso de los gastos incurridos entendemos que, con carácter general, debe justificarse con las solicitudes de reembolso enviadas a los proveedores y las respuestas obtenidas de los mismos.

 

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